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東京の分譲マンション管理|管理会社の変更・見直しのご相談

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選ばれる理由

「担当者がつかまらない」「報告がない」「お金の流れが見えない」。管理会社への不満は、体制の数字で見比べると解決します。当社の基準を公開します。

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管理会社への不満は、体制の数字で見比べると分かります

「担当者がつかまらない」「報告が来ない」「お金の流れが見えない」。

管理会社を変えたいと考える理事会の不満は、ほとんどがこの3つに集まります。

どれも担当者の人柄ではなく、会社の体制で決まることです。

当社の体制を数字でお示しします。今の管理会社の数字と並べてご覧ください。

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1. 担当者ひとりが受け持つ棟数

項目当社の基準
フロント担当1人あたりの受託棟数最大12棟
理事会への出席毎回出席(担当者本人)
担当者の連絡先携帯番号とメールアドレスを理事会に開示
担当者が不在のとき副担当が対応。理事会に副担当の名前もお知らせします

担当者が20棟、30棟を受け持っていれば、返事が遅くなるのは当然です。当社は受け持ち棟数に上限を設け、それを超える受託はお断りしています。

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2. 問い合わせへの返答期限

内容返答の期限
理事会・理事長からの質問2営業日以内に一次回答
居住者からの問い合わせ2営業日以内
漏水・停電などの緊急事態24時間受付、30分以内に折り返し

期限を過ぎた案件は管理職に自動で上がります。「担当者が忘れていた」で止まらない仕組みです。

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3. 報告の頻度と形式

報告頻度形式
管理員の業務日報毎日記録、月次でまとめて報告紙またはPDF
清掃の実施記録実施のたびに写真つき月次報告に添付
収支の速報毎月理事会で説明
点検の結果と指摘事項点検のたび報告書と写真、対応の要否
年間の総括年1回総会資料として作成

理事が代わっても引き継げるよう、報告書はすべて同じ様式で作り、管理組合様の書庫に保管します。

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4. 管理組合のお金の扱い

項目当社の扱い
管理費・修繕積立金の口座管理組合名義。当社名義の口座には入れません
通帳と印鑑別の担当者が保管。同じ人が両方を持つことはありません
出納の承認理事長の承認なしに支払いは行いません
会計の確認年1回、外部の会計事務所が確認
収支報告毎月の理事会で報告、年1回の総会で決算報告

マンション管理適正化法が定める分別管理の方式を守るだけでなく、管理組合様がいつでも通帳の残高を確認できる状態にしています。

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5. 修繕工事の発注

  • 工事は原則として3社以上の相見積を取り、管理組合様が選びます
  • 当社は見積の見方と比較表をご用意しますが、特定の施工会社をすすめることはありません
  • 施工会社からの紹介料や手数料は一切受け取りません
  • 大規模修繕では、設計監理方式と責任施工方式の両方をご説明し、管理組合様に合った方式を選んでいただきます
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今の管理会社と比べてみてください

比べる項目今の管理会社当社
担当者1人あたりの受託棟数__棟最大12棟
理事会からの質問への返答期限__2営業日以内
月次報告の有無と形式__毎月、写真つき
通帳と印鑑の保管者__別々の担当者
修繕の相見積__3社以上、組合が選定
施工会社からの手数料__受け取らない

この表は印刷して理事会でお使いください。空欄は今の管理会社にお尋ねいただければ埋まります。答えが返ってこない項目があれば、それ自体がひとつの答えです。

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