管理委託契約の解約通知書の書き方｜そのまま使える雛形つき

解約通知書を出せるのは、総会で管理会社の変更または現契約の解約が可決されたあとです。差出人は管理組合、名義は理事長です。理事会の判断だけで出した通知は、あとで組合内の争いのもとになります。

出す前にそろえるものは3つです。

• 現在の管理委託契約書。解約の条文と予告期間、契約の締結日を確認します
• 総会の議事録。解約と新しい契約の締結が可決されたことの記録です
• 新しい管理会社の業務開始日。契約終了日の翌日に合わせます

国土交通省のマンション標準管理委託契約書は、第21条で「少なくとも三月前に書面で解約の申入れを行うことにより、本契約を終了させることができる」と定めています。理由は問われません。お手元の契約書では条番号が違うことがあります。古い版の標準契約書をもとにした契約では第19条になっている例が多いので、必ず自分の契約書の条番号を書いてください。

1. 日付。通知書を作成した日、または発送する日
2. 宛先。管理会社の正式な商号と代表者名。契約書の記名欄のとおりに書きます
3. 差出人。管理組合の名称、所在地、理事長の氏名と押印
4. 契約の特定。契約の締結日とマンション名で、どの契約かを示します
5. 根拠条文と契約終了日。第何条にもとづき、何年何月何日をもって終了させるか
6. 引継ぎの依頼。引き渡してほしい書類と物品、引継ぎ会議の開催

解約の理由は書かなくてかまいません。不満を並べると、反論の書面が返ってきてやり取りが長引きます。淡々と事実だけを書くほうが、引継ぎは円滑に進みます。

                                        令和○年○月○日

○○○○株式会社
代表取締役 ○○ ○○ 殿

                          東京都○○区○○町○丁目○番○号
                          ○○マンション管理組合
                          理事長 ○○ ○○ 印

          管理委託契約の解約通知書

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は当マンションの管理業務にご尽力いただき、厚く御礼
申し上げます。

さて、当管理組合は、貴社との間で令和○年○月○日付で
締結した○○マンション管理委託契約（以下「本契約」と
いいます）について、本契約第○条の定めにもとづき、
下記のとおり解約を申し入れます。

                   記

1 契約終了日
  令和○年○月○日をもって本契約を終了いたします。

2 決議
  本件は、令和○年○月○日開催の当管理組合第○回
  （通常・臨時）総会において可決されています。

3 引継ぎのお願い
  契約終了日までに、別紙の引継ぎ一覧表に記載の書類、
  図面、鍵、その他当管理組合の所有物を、当管理組合
  または当管理組合が指定する者へお引き渡しください。
  引継ぎの日程を協議するため、令和○年○月○日までに
  引継ぎ会議の候補日をご連絡ください。

4 連絡先
  理事長 ○○ ○○  電話 ○○-○○○○-○○○○

                                          敬具

記載例

6月の通常総会で可決し、9月30日で契約を終え、10月1日から新しい会社に切り替える場合の書き方です。

• 日付は、令和○年6月20日
• 契約の特定は、令和○年4月1日付で締結した○○マンション管理委託契約
• 根拠条文は、本契約第21条
• 契約終了日は、令和○年9月30日
• 決議は、令和○年6月15日開催の第25回通常総会
• 引継ぎ会議の候補日の回答期限は、令和○年7月10日

この例では、通知書が6月30日までに相手へ届いていれば、3か月の予告期間を満たします。

起点は、発送した日ではなく届いた日です

民法では、意思表示は相手に到達した時から効力が生じます。投函した日や消印の日ではなく、管理会社が受け取った日が起点です。だからこそ、届いた日を証明できる方法で送る必要があります。

届いた日の翌日から数えます

期間の計算では初日を数えません。6月30日に届いたなら、7月1日から数えて3か月、つまり9月30日の終了が最短です。7月5日に届いたなら、最短の終了日は10月5日になります。

終了日は月末に合わせ、余裕をもって送ります

委託費は月単位で支払うため、終了日は月末にするのが実務の定石です。月末ちょうどに届かせようとせず、終了日の3か月と1週間から2週間前に届くように送ってください。届くのが遅れて予告期間が足りなくなると、終了日を1か月後ろにずらすことになり、新しい会社の業務開始日も動かさなければなりません。

契約書の予告期間が3か月より長い場合は、契約書の定めが優先します。

内容証明は、どんな文面を送ったかを郵便局が証明する仕組みです。配達証明は、いつ届いたかを証明します。解約通知では、この2つを組み合わせます。

郵便局の窓口で出すときは、同じ文面を3通用意します。相手に送るもの、郵便局が保管するもの、差出人の控えです。取り扱う郵便局が限られているので、事前に確かめてから出向いてください。インターネットから24時間出せる電子内容証明のサービスもあります。

内容証明には別紙を同封できません。引継ぎ一覧表は、同じ日に別の郵便かメールで送り、通知書には「別途お送りする引継ぎ一覧表」と書き換えてください。

関係が良好で、解約の話し合いが済んでいる場合は、理事長が持参して受領書に署名と日付をもらう方法でも足ります。少しでも不安があるなら内容証明を選んでください。

1. 管理会社から受領の連絡が入ります。1週間たっても連絡がなければ、配達証明のはがきで届いた日を確認し、電話で担当者に確かめます
2. 引継ぎ会議を開きます。今の会社、新しい会社、理事会の三者で、終了日の2か月前までに1回目を行います
3. 書類と物品の引き渡しを受けます。規約の原本、議事録、会計帳簿、組合員名簿、竣工図面、点検報告書、鍵、備品です
4. 会計を締めます。終了月までの収支報告、未収金の一覧、預金残高の証明を受け取ります
5. 口座振替の切り替えをします。管理費の引き落としの委託先を変える手続きは2か月ほどかかるため、新しい会社が早めに案内を出します
6. 終了日の翌日から、新しい会社の業務が始まります

あるマンション（築30年、36戸）では、解約通知と同じ日に引継ぎ一覧表を渡し、終了日の1か月前に中間確認の会議を入れました。その場で竣工図面の一部が見当たらないことが分かり、終了日までに今の会社が倉庫から探し出して間に合いました。一覧表と中間確認の2つが、引継ぎの抜けを防ぎます。

条番号を標準契約書のまま書いてしまう

雛形の「第○条」には、自分のマンションの契約書の条番号を入れます。条番号が違っていても通知が無効になるわけではありませんが、相手に確認の手間をかけ、やり取りが1往復増えます。

管理会社から先に更新しないと言われた

解約の申入れは管理会社の側からもできます。管理会社から通知を受けた場合、3か月後には管理が止まります。すぐに次の会社を探し始めてください。

通知のあと、今の会社の対応が鈍くなる

終了日までは契約が続いており、管理会社には業務を続ける義務があります。依頼は書面かメールで行い、日付と内容を残しておきます。

解約通知書は、総会の決議があって初めて出せる書類です。次の一歩は、総会の議案書と、新しい管理会社の選定です。

レジデンスクオリティの書式ダウンロードでは、解約通知書の雛形のほか、引継ぎ一覧表、総会議案書の文例、管理会社の比較表を無料でお配りしています。通知の時期や文面に迷うところがあれば、契約書を拝見したうえでお答えします。