マンション管理会社を変更する手順｜契約途中でも変えられる9ステップと期間の目安

管理委託契約は、更新の時期を待たなくても終了させられます。国土交通省のマンション標準管理委託契約書は第21条で、管理組合と管理会社のどちらからでも、少なくとも3か月前に書面で解約を申し入れれば契約を終了できると定めています。多くの管理会社がこの標準契約書をもとに契約書を作っているため、お手元の契約書にも同じ趣旨の条文が入っているはずです。

違約金が発生する契約はまれです。まず契約書の「解約の申入れ」「契約の解除」の条文を開き、予告期間が何か月か、書面が必要かを確かめてください。

決めるのは総会です。管理会社の変更は、新しい管理委託契約の締結として総会の議案になり、出席組合員の議決権の過半数で決まる普通決議で可決できます。規約の変更のような4分の3の賛成は要りません。

理事会から当社に寄せられる相談は、次の5つに集まります。

• 担当者の対応が遅い。依頼した見積や議事録が何週間も出てこない
• 管理委託費の値上げを求められたが、根拠の説明がない
• 担当者が1年ごとに替わり、引継ぎがされていない
• 修繕工事の見積が毎回1社だけで、金額が妥当か判断できない
• 会計報告や点検報告の内容が分かりにくく、質問しても答えが曖昧

ひとつでも当てはまり、申し入れても改善されないなら、変更の検討を始める理由として十分です。

得られること

• 同じ仕様で複数社を比べることで、委託費の妥当な水準が分かる
• 業務仕様を見直す機会になり、不要な業務と足りない業務が整理できる
• 担当者と体制が替わり、理事会の運営が軽くなる
• 修繕工事の発注方法や長期修繕計画を、新しい目で点検してもらえる

先に知っておきたいこと

• 金額だけで選ぶと、管理員の勤務時間や清掃の回数が減っていることがあります。仕様を固定して比べてください
• 管理員や清掃員は、原則として新しい会社の人に替わります。住民に人気のある管理員がいる場合は、継続雇用の可否を候補の会社に聞いておきます
• 検討から切り替えまでの半年から1年、理事会の打合せが月1回から2回に増えます。理事長ひとりで抱えず、検討の担当を2人から3人決めておくと続きます

1. 理事会で不満と要望を書き出す

最初の理事会で、今の管理会社への不満と、次の会社に求めることを紙に書き出します。「対応が遅い」ではなく「漏水の連絡から業者手配まで5日かかった」のように、日付と出来事で残してください。この一覧が、あとで候補の会社を比べる物差しになります。

2. 今の契約書と仕様書を確認する

管理委託契約書、業務仕様書、重要事項説明書、直近の総会議案書を手元にそろえます。確認するのは、契約期間の満了日、解約の予告期間、委託費の内訳、管理員の勤務日と時間、清掃と点検の回数です。

3. 候補を3社ほど選び、見積を依頼する

候補は3社が比べやすい数です。5社を超えると理事会の負担が一気に増えます。依頼のときは今の業務仕様書を渡し、同じ仕様での見積と、各社が勧める仕様での見積の2通りを出してもらいます。

4. 現地調査を受け、見積を比べる

各社が建物と設備、書類の保管状況を見に来ます。所要は1社あたり1時間から2時間です。見積がそろったら、事務管理、管理員、清掃、建物設備管理の4つの内訳ごとに横に並べます。合計額だけの比較は、判断を誤るもとです。

5. プレゼンテーションを受け、理事会で内定する

各社に30分から40分の説明をしてもらいます。ここで会うべき相手は営業担当ではなく、実際に担当するフロント担当者です。担当者1人が受け持つ棟数、緊急時の連絡体制、引継ぎの進め方を同じ質問で聞き、理事会として1社に内定します。

6. 住民に経過を知らせる

総会の前に、理事会だよりや説明会で経過を知らせます。なぜ変えるのか、何社を比べたのか、費用とサービスがどう変わるのかの3点を1枚にまとめると伝わります。ここを省くと、総会当日に「聞いていない」という声で議案が止まります。

7. 新しい管理会社の重要事項説明会を開く

マンション管理適正化法により、新しい管理会社は契約の前に、区分所有者全員へ重要事項説明書を配り、説明会を開く義務があります。書面の配布は説明会の1週間前までです。総会と同じ日に、総会の直前に開くのが一般的です。

8. 総会で決議し、今の会社へ解約を通知する

議案は「管理委託契約の締結先の変更」と「現契約の解約」です。普通決議で可決したら、理事長名の解約通知書を今の管理会社へ送ります。契約終了日の3か月以上前に相手へ届くよう、配達証明付きの内容証明郵便を使います。

9. 引継ぎを経て、新しい会社の業務が始まる

通知から終了日までの3か月が引継ぎ期間です。引き継ぐものは、管理規約の原本、総会と理事会の議事録、会計帳簿、組合員名簿、竣工図面、点検報告書、鍵、通帳と印鑑の管理方法です。新旧の会社と理事会の三者で引継ぎ会議を開き、一覧表で1点ずつ確認します。

通常総会で決めたい場合は、総会の半年前に検討を始めると間に合います。通常総会を待てないときは、臨時総会を開けば時期を選ばず決議できます。

今の管理会社から引き止めや値下げの提案がある

解約の話が伝わると、値下げや担当者の交代を提案されることがよくあります。受けるかどうかは理事会の自由です。判断の基準は、ステップ1で書き出した不満がその提案で解消するかどうかです。

引継ぎの書類が足りない

古い議事録や竣工図面が見つからない例は珍しくありません。引継ぎ一覧表を解約通知と同時に渡し、終了日の1か月前までに中間確認の日を入れておくと、不足に早く気づけます。

住民から反対の声が出る

反対の多くは、変更そのものではなく、知らされていなかったことへの不満です。比較表を配り、説明会で質問を受ける場を1回つくるだけで、総会の空気は変わります。

切り替え直後に管理員や清掃の質が落ちる

新しい管理員が建物に慣れるまで1か月ほどかかります。前任の管理員から日常業務の手順を書面でもらっておくこと、最初の3か月は理事会で毎月状況を確認することで防げます。

築22年、48戸のあるマンションでは、担当者の交代が3年で3回続き、依頼した修繕見積が2か月出てこなかったことが検討のきっかけでした。理事会は3社に同じ仕様で見積を依頼し、内訳を並べたところ、管理員の勤務時間は今と同じまま、事務管理の費用に会社ごとの差が大きいことが分かりました。

理事会は金額が最も安い会社ではなく、担当者の受け持ち棟数が少なく、引継ぎ計画を書面で出した会社を選びました。検討開始から新会社の業務開始まで9か月。委託費は1割ほど下がり、理事会の議事録が1週間以内に届くようになったことが、理事の方々にいちばん喜ばれた変化でした。

今日できることは、管理委託契約書の解約条項と契約満了日の確認です。この2つが分かれば、いつまでに何をすればよいかの日程が引けます。

契約書と直近の総会議案書をお送りいただければ、レジデンスクオリティが変更までの日程案と、見直せる項目を無料でお返しします。理事会の検討資料としてそのままお使いください。